Pierwszy dzień w nowej pracy to często duży stres. Jest jedną z bardziej stresujących sytuacji w życiu. Pamiętasz, co wtedy czułeś? Prawdopodobnie była to ekscytacja, niepokój i niepewność. A co gdybyś mógł tę sytuację zmienić? Co, jeśli powiem Ci, że masz ogromny wpływ na to, by nowy pracownik poczuł się lepiej. A zastanawiałeś się nad tym, jak powitanie nowego pracownika wpływa na zespół? Jeśli chcesz wiedzieć jak przygotować wdrożenie nowego pracownika, tzw. onboarding w Twojej firmie to czytaj dalej.
Wejdź w buty nowego pracownika
Gratulacje! Masz tę wymarzoną nową pracę! Wyobraź sobie sytuację, że wchodzisz do nowego biura pełen nadziei. Twój nowy szef miał powitać Cię przed recepcją. Zamiast niego stoi jakaś Pani od HRu, która pospiesznie prowadzi Cię do nowego biurka. Przedstawia Cię nowemu zespołowi i oznajmia, że to ty jesteś nowy i że zastępujesz Pana Kowalskiego. Czujesz, jak Twoje serce wali coraz szybciej i pocą Ci się ręce. Wszyscy odpowiadają Ci cześć i każdy ląduje z nosem w ekranie. Chcesz zapytać się, gdzie są Twoje narzędzia pracy, zakres obowiązków i umowa, ale Pani już wyszła. Prosisz o pomoc, ale nikt nic nie wie, bo to nie jest ich odpowiedzialność. Czujesz narastające napięcie w pokoju. I poważnie zastanawiasz się, czy to była dobra decyzja. Masz ochotę wyjść do toalety i zacząć krzyczeć! Niestety nie masz pojęcia, gdzie ona jest.
Kto odpowiada za wdrożenie nowego pracownika
A teraz wyjdź z roli pracownika na poziom pracodawcy, wejdź w swoją rolę jako hiring menedżera. Jesteś w trakcie rekrutacji do swojego zespołu. Wytłumacz mi, proszę. Powiedz tak szczerze. Po co zatrudniasz nowego pracownika, jeśli nie oddelegowujesz mu części swojej lub zespołu pracy? Zadaj sobie pytania. Po co uruchomiłeś tę rekrutację? Czy to jest Twoja rekrutacja? Jeśli tak to jest to Twój pracownik i to Tobie powinno zależeć na tym, aby czuł się dobrze w Twojej firmie, Twoim dziale, Twoim zespole. Aby czuł się dobrze z Tobą.
Spójrz na świat jak intraprzedsiębiorca
Popatrz na siebie i swój zespół jak na małą firmę, która dostarcza konkretną wartość i rozwiązuje równie konkretne problemy swoich klientów wewnętrznych i/lub zewnętrznych. Podstawą działania każdego (intra)przedsiębiorstwa jest strategia i jasno określona wizja działania, którą (uwaga, uwaga) się wdraża. Dlatego zdefiniuj swoją sytuację wyjściową i określ precyzyjnie cele, które stoją przed zespołem Twoim zespołem oraz mierniki oczekiwanego sukcesu. Pisze o tym Zyta Machnicka na swoim blogu.
W czym nowy pracownik ma Ci pomóc?
Co ważnego osiągniesz dzięki nowemu pracownikowi? Dlaczego nowemu pracownikowi ma się chcieć z Tobą pracować? Co ważnego nowy pracownik osiągnie dzięki pracy z Tobą. Tak! Co on z tego będzie miał, że będzie ciężko pracował na Twój sukces! I po czym poznasz, że Ty i on osiągnęliście swoje cele. Metoda Objectives Key Results (OKR) pomoże Ci poukładać to sobie wszystko w głowie. Przeczytaj o niej więcej TU.
Jak zbudować onboarding?
Kiedy już odpowiesz sobie na powyższe pytania, zastanów się, co musi się wydarzyć, aby pracownik osiągnął sukces. Twój sukces osiągniesz wtedy, kiedy pracownik jak najszybciej osiągnie samodzielność i weźmie odpowiedzialność na nowym stanowisku. W konsekwencji rozwinie się i przekroczy Twoje oczekiwania. A Ty, oddelegujesz coraz więcej i stworzysz przestrzeń na te rzeczy, które są dla Ciebie najbardziej interesujące. Marzy Ci się większa odpowiedzialność lub awans na wyższe stanowisko? Zrób sobie przestrzeń, aby osiągnąć swój cel. Deleguj zadania i odpowiedzialność.
Co potrzebuje nowy pracownik?
W kolejnym kroku przygotuj plan onboardingu. Zaplanuj nie tylko formalności tj. podpisanie umowy, zgód na przetwarzanie danych czy przeczytanie regulaminów, lub szkolenia obowiązkowe tj. BHP. To zrobi za Ciebie HR. To, czego nie zrobi to przygotowanie do pracy w Twoim dziale. Zanim jeszcze nowy członek zespołu osiągnie samodzielność, potrzebuje odpowiednie narzędzia do pracy i know how. Nie obejdzie się też bez wzmożonego, intensywnego wsparcia Twojego i zespołu w pierwszych 90 dniach. Po co? Ano po to byś wiedział, czy osiągnąłeś swój cel i czy przedłużyć umowę po okresie próbnym, czy nie.
Kiedy zaczyna się onboarding?
Czy wiesz, że onboarding zaczyna się już, zanim pracownik pojawi się pierwszego dnia w pracy? Będzie czuł się pewniej i lepiej, jeśli dostanie informacje o pierwszym dniu, pierwszym tygodniu czy miesiącu wcześniej na maila. W zależności od poziomu stanowiska może to być tydzień, dwa lub tylko 1 dzień. Sprawdź ze swoim działem HR jaki jest obecnie standard onboardingu. I sprawdź, czy ten standardowy plan pokrywa Twoje cele? Nie? Spokojnie. Stwórz dodatkowo plan onboardingu do Twojego działu. Ta praca się opłaci, wykorzystasz ten plan ponownie, kiedy będziesz zatrudniał kolejnego pracownika.
6 rzeczy, które możesz zrobić już dziś
Oto 6 rzeczy, które możesz zrobić jako hiring manager przed powitaniem nowego pracownika w swoim zespole:
- Wyznacz Buddiego/Mentora odpowiedzialnego za proces onboardingu w Twoim zespole. W trakcie jego tworzenia przydziel rolę Project Menedżera.
- Stwórz mapę procesu. Zaangażuj zespół w stworzenie procesu onboardingu nowego pracownika. Poproś o pomoc i przygotowanie takiego finalnego procesu i planu dla każdego nowego pracownika. Przedstaw im swoje cele. Wyjaśnij, po czym poznasz, że pracownik dostał najlepszy onboarding i osiągnął samodzielność. Sprawdź jak wygląda standardowy onboarding w Twojej firmie w dziale HR. Weź go pod uwagę.
- Daj feedback do procesu i planu wdrożenia. Uzupełnij plan o brakujące rzeczy do onboardingu w Twoim dziale. Stwórz wzór planu onboardingu do ponownego wykorzystania.
- Podczas onboardingu spotykaj się regularnie minimum raz w tygodniu 1:1 z nowym pracownikiem i zbieraj informację zwrotną. Pytaj się często, czego mu brakuje.
- Poinformuj pracownika o planie onboardingu, zanim przyjdzie pierwszego dnia do pracy. Odpowiedz na najczęściej zadawane pytania. Np. czego może się spodziewać w pierwszych dwóch tygodniach pracy.
- Spisz co konkretnie pracownik ma osiągnąć w pierwszym miesiącu, po dwóch i po 3 miesiącach. Monitoruj postępy co tydzień. Sprawdzaj codziennie pytając, czy możesz mu jakoś pomóc. Skorzystaj z darmowych narzędzi online, np. Asana lub Nozbe.
Co potrzebuje Twój zespół?
Niezależnie od sposobu, jaki wybierzesz, monitoruj wykonanie planu oraz poziom zadowolenia pracownika, oraz zespołu. Wszelkie wątpliwości rozwiązuj na bieżąco. Ważne jest, aby Twój zespół nie czuł się gorszy niż nowy pracownik. Doceniaj ich. Zrób z nimi warsztat teambuildingowy. Sprawdź, jakie ma teraz potrzeby. Wyjdźcie na kolację. Usprawnijcie razem procesy. Rozwiążcie problemy. Poznajcie się lepiej prywatnie. Zbadaj co im w duszy gra. Regularnie spotykaj się z zespołem i pojedynczo z członkami zespołu 1:1.
Udoskonalaj proces przed i po każdym onboardingu
Twój plan nie musi być idealny i skończony. Najważniejsze, abyś zaczął od ogółu do szczegółu. I stopniowo dodawał lub usuwał rzeczy zbędne. To jest Twój produkt, który możesz nieustannie udoskonalać na podstawie informacji zwrotnej Twojego klienta. Szczerze do tego ciebie zachęcam.
Zadbaj o swojego klienta i swoją markę osobistą
To czy pracownik zostanie z Tobą po 3 miesiącach próbnych to nie tylko Twoja decyzja. On też może nie przedłużyć z Tobą umowy. Twój pracownik to Twój klient. Zadbaj o niego, aby do ciebie wrócił. A jak już się z Tobą rozstanie, aby polecał Cię innym! Zacznij od tego, co masz już dziś!
Co o tym myślisz? Jakie masz przemyślenia? Zostaw komentarz!
Miłego dnia!