Wszyscy wiemy i zgadzamy się z tym, że prowadzenie spotkań jeden na jeden jest ważne. Jest to doskonały sposób na wzmocnienie relacji z członkami zespołu i na zapewnienie im wsparcia, którego potrzebują, aby osiągnąć sukces. A jednak wielu menedżerów, zwłaszcza początkujących, boryka się z tym, jak to robić dobrze. Nie są pewni, jakie pytania zadawać ani co konkretnie zrobić, by spotkanie zakończyło się sukcesem. W tym wpisie na blogu omówię 5 najczęstszych błędów popełnianych przez nowych menedżerów podczas indywidualnych spotkań z pracownikami oraz powiem ci, co możesz zrobić, by ich uniknąć.

HaeRowy webinar raz w miesiącu!

Sprawdź temat najbliższego merytorycznego webinaru w tym miesiącu!

1. Odwołujesz, zmieniasz termin, nie robisz spotkań 1 na 1 w ogóle

Regularne spotkania 1 na 1 z twoimi pracownikami są bardzo ważne. Dzięki nim zdobędziesz ich zaufanie i szacunek jako lider. Zaufanie jest absolutną podstawą do budowania długofalowych relacji. I najlepszym sposobem na zbudowanie owocnej i długotrwałej relacji jest poświęcanie czasu i uwagi pracownikowi. Spotkania z całym zespołem lub mijanie się w korytarzu, lub windzie nie wystarczą. Jeśli więc chcesz stworzyć atmosferę, w której wrażliwe tematy nie pozostaną bez odpowiedzi, spotkania indywidualne powinny być priorytetem na Twojej liście!

A dzięki zbudowanej relacji, będzie ci łatwiej przekonać pracowników do wdrożenia pewnych rozwiązań. Aby mieć wpływ na swój zespół, by osiągać stałe wyniki, musisz mieć zaufanie, bo wpływ budujesz na zaufaniu.

Blokuj swój czas w kalendarzu

Dlatego tak bardzo ważne jest, że blokujesz czas w swoim kalendarzu na cykliczne spotkania 1 na 1 ze swoim zespołem, bo jest to dla ciebie priorytet. W ten sposób pokazujesz im, że są dla ciebie ważni, że chcesz wiedzieć co u nich słychać, jak sobie radzą i z czym się mierzą.

I tak zdarzają się sytuacje, kiedy coś nagle wyskoczy i nie możesz odbyć spotkania w terminie, na który się umówiliście. Jednak nie chcesz z tego zrobić regułę, że ciągle przekładasz z tygodnia na tydzień i od miesiąca lub 3 miesięcy nie masz spotkania z pracownikiem. Działając w ten sposób, wysyłasz bardzo jasny przekaz do pracownika.

Kiedy odwołujesz lub przekładasz spotkanie z pracownikiem, to mówisz mu, że nie jest on dla ciebie wystarczająco ważny, by spotkać się w umówionym terminie. A to, co robi, nie jest tak ważne dla ciebie i firmy. Czy na pewno tak jest?

Odwołują ci czasem spotkania na ostatnią chwilę?

Odwołane spotkania są jak odwołane loty. Zgodzisz się z tym? Łapka w górę, kto chociaż raz czekał kilka godzin na lotnisku na wylot, by dowiedzieć się jednak, że lot jest odwołany. A wyobraź sobie, że zamiast latania masz odwoływane cotygodniowe spotkania…

Jak ty się czujesz, kiedy ktoś (wielokrotnie) przekłada spotkanie z tobą? Jak się wtedy czujesz? Co wtedy myślisz? Pewnie nie czujesz się na tyle ważny/a i myślisz, że to spotkanie nie jest ważne dla tej osoby, która notorycznie przekłada termin spotkania. Prawda? Czy ufasz tej osobie? Czy będziesz ją wspierać w potrzebie? Nie sądzę…

Upewnij się więc, że z każdym członkiem zespołu masz regularne spotkania 1 na 1 i nie przekładasz ich lub nie odwołujesz zbyt często. Zapytaj o to wprost swoich pracowników na spotkaniu.

Od czego zacząć spotkania 1 na 1?

Po prostu ustal z każdym pracownikiem indywidualnie jak często, jak długo i kiedy chce mieć spotkania 1 na 1 z tobą. A następnie zapiszcie je sobie w kalendarzu w kolorze czerwonym jako te najważniejsze i nieprzekładalne. Postaraj się, aby spotkania nie były zaplanowane w godzinach i dniach, gdzie jest duże ryzyko, że się nie odbędą.

Może spodoba ci się:

Onboarding szyty na miarę. Przewodnik dla menedżera.

2. Nie ustalasz agendy spotkania

Kiedy nie masz agendy na spotkanie to łatwo stracić koncentrację i rozmawiać o wszystkim, czyli niczym konkretnym. I wyjść z pustymi rękoma.

Co więcej, pewne istotne rzeczy mogą ci umknąć. I pojawia się frustracja, że w tym czasie można by było zrobić coś ważnego i pilnego.

Lub po prostu popracować, bo za to nam przecież płacą klienci i pracodawca.

Brak przygotowania z każdej strony budzi koniec końców frustrację. Efektywność i motywacja spada. Zamiast popychać rzeczy do przodu, to stoisz w tym samym miejscu, z mniejszą ilością czasu i energii. A nie o to tu w tym chodzi, prawda?

Czy każde spotkanie jest ważne?

Spotkanioza jest już przez wiele firm zwalczana. Tworzą one już procedury, procesy jak wymiksować się ze spotkania. Coś jest więc na rzeczy. Pisze o tym na swoim blogu Maja Gojtowska.

Spotkania 1 na 1 nie są po to, aby je odhaczyć na swojej liście, bo ktoś ci tak powiedział lub kazał (np. HR.), że tak powinno być. Jest to skuteczne narzędzie do tego, aby sprawić, że wspólna współpraca jest dla obu stron satysfakcjonująca. Dzięki temu unikniesz przykrych niespodzianek. Raczej będziesz się ich spodziewać, niż cię zaskoczą.

Powinieneś chcieć mieć takie spotkania ze swoim zespołem. Powinieneś chcieć włożyć w to dużo wysiłku, tak by osiągnąć swoje cele, co oznacza, że musisz być naprawdę super przygotowany na te spotkania, co automatycznie sprawi, że druga strona też będzie przygotowana.

Jak stworzyć agendę spotkania 1 na 1?

To naturalne, że na początku nie wiesz, co ma być w tej agendzie. Zacznij od tego by dać sobie czas by stworzyć taką agendę na pierwszych spotkaniach. Wystarczy, że na bieżąco w jednym miejscu zapisujesz sobie pytania lub tematy do omówienia z każdym pracownikiem. To może być też czas na brainstorming jak coś zmienić czy zaktualizować.

Jak i gdzie robić notatki do spotkania?

Możesz to robić w notatniku, Excelu, zeszycie, jak wolisz. Jednak bardzo polecam ci cyfrowe notatki, które możesz wykonać na telefonie czy laptopie lub iPadzie i je zsynchronizować. W tych notatkach możesz pisać swoje myśli, refleksje czy spostrzeżenia.

Gdzie zapisać agendę spotkania 1 na 1?

A w narzędziach takich jak Asana czy Trello na bieżąco twórz agendę spotkania razem z pracownikiem. A najlepiej zacznij już dziś i wykorzystaj program, który już znasz i korzystasz z niego, by nie tracić cennego czasu.

3. Robisz statusu zadań zamiast budować relacje 1 na 1

Celem spotkań 1 na 1 nie jest informacja, na jakim etapie są wykonane zadania czy projekt, które omawiacie na statusach zespołu. Tu celem jest wsparcie pracownika w wykonaniu tych zadań, tylko jeśli o to poprosi.

Być może potrzebuje w czymś pomocy, ale nie umie poprosić. Te spotkania mogą ci pomóc zauważyć, że twój pracownik z czymś się mierzy i z różnych powodów nie powiedział tego na forum całego zespołu.

Robienie statusu na indywidualnych spotkaniach to strata czasu. Możesz to przecież zautomatyzować, np. w Trello, Asanie, Click’upie. Możesz status sprawdzić w każdej chwili online. To jest bardziej efektywne. Nie potrzebujesz do tego spotkania jeden na jeden.

Co w takim razie robić na spotkaniu 1 na 1?

To jest czas na to by:

• zbudować relację opartą na zaufaniu,
• poznać się lepiej jak chcecie razem pracować, tak by razem było wam po drodze do realizacji swoich celów,
• o jakiej pracy i jakim szefie i zespole marzy,
• zrozumieć co motywuje pracownika,
• gdzie jest zaangażowany, a gdzie nie jest zaangażowany wystarczająco i z czego to wynika,
• dowiedzieć się, jakie ma indywidualne potrzeby rozwojowe,
• czym chce się zająć w pracy,
• co go boli i uwiera, co mu się podoba, a co chce zmienić, 
• z czym ma problem i jak chce go rozwiązać,
• i w czym potrzebuje twojej pomocy, by odnaleźć szczęście w swojej pracy.

Zacznij od zadawania pytań. Przygotuj sobie taką listę 5-10 pytań.

4. Nie prosisz o informację zwrotną na temat swojej pracy

Jeśli chcesz uczyć się, rozwijać, zdobywać doświadczenie i rosnąć jako lider, to nie ma lepszej metody, niż zapytać się wprost swoich pracowników: jak możesz stać się lepszym liderem. Kto wie lepiej, jak nie twoi pracownicy, którzy pracują z tobą bezpośrednio na co dzień.

Widują cię na co dzień i doświadczają pracy z tobą. Znają twoje decyzje, twój styl zarządzania i sposób komunikacji. Oni dadzą ci szczery i trafny feedback. Będzie to możliwe, jeśli masz z nimi zbudowaną relację opartą na szacunku i zaufaniu.
Najlepsze miejsce na prośbę o feedback jest ostatnie 5-10 minut spotkania 1 na 1 z pracownikiem.

Zapytaj się wprost: Jak twoim zdaniem radzę sobie jako twój szef i szef zespołu? Co mam przestać robić, co mam zacząć robić, a co kontynuować, bo robię to dobrze?

Co ważnego osiągniesz dzięki proszeniu o informację zwrotną?

1. Staniesz się bardziej świadomy, w czym jesteś dobry, a co musisz poprawić jako lider tego zespołu.
2. Stworzysz kulturę feedbacku. Pracownicy widzą, że proszenie o feedback i dawanie to wcale nie taka straszna rzecz. Można usłyszeć i dowiedzieć się o sobie nie tylko tych negatywnych, ale i wiele dobrych rzeczy. Działa to najbardziej, kiedy ty przyjmujesz każdy feedback, szczególnie ten negatywny.
3. Zrobisz z tego nawyk, który jest pożądany i się opłaca. Skoro ty akceptujesz informację zwrotną, usprawniasz swoje działanie i wychodzisz na tym dobrze,  to dlaczego oni nie mieliby robić tego samego. Plus dodatkowo pokażesz, że robisz dokładnie to, co mówisz.
4. Tworzysz kulturę transparentnej i otwartej komunikacji. Ludzie zaczną ze sobą rozmawiać i będą pracować nad efektywnością pracy. Co wpłynie bezpośrednio na poprawę wyników pracy. Zamiast czekać na ocenę półroczną czy roczną, na bieżąco wyjaśniają wszelkie nieporozumienia.
5. Staniesz się poszukiwanym liderem i menedżerem zespołów. Ludzie będą chcieli z tobą pracować. A to oznacza mniej problemów z rekrutacją i rotacją w zespole. A wisienką na torcie są wyniki całego zespołu.

To się po prostu na dłuższą metę opłaca. Każdy chce osiągać wyniki. Każdy chce wiedzieć jak coś zrobić lepiej następnym razem. Zamiast dowiedzieć się, że przez ostatnie 3 miesiące nie wywiązywał się ze swoich obowiązków, ale nikt nie miał mu odwagi o tym powiedzieć.

5. Nie ustalasz dalszych kroków po spotkaniu

Co z tego, że będziesz mieć szczegółową rozmowę np. na temat celów rozwojowych pracownika, jeśli nic się potem z tym nie zadzieje. I zostanie to tylko na papierze.

Każde spotkanie powinno zakończyć się spisanymi następnymi kroki do wykonania przed następnym spotkaniem. Dzięki temu masz stały punkt na agendzie, gdzie sprawdzasz, na jakim etapie jest pracownik. Przypomnę tylko, że nie jest to status projektu, który robisz z wszystkimi zainteresowanymi.

Jest to indywidualny plan działania, który ma na celu wesprzeć pracownika w realizacji celów biznesowych. Coś trzeba przeczytać lub pójść po poradę prawną, lub z czegoś się doszkolić. A może trzeba kogoś przeprosić lub docenić, lub zapytać o opinię, czy poprosić o pomoc.

Ten plan działania może też ciebie dotyczyć. Zapisz po prostu kto, co konkretnie zrobi na, kiedy i jak to zrobi. Następnie porozmawiaj o tym na kolejnym spotkaniu.

• Jak wam poszło?
• Co z tego wyszło?
• I jakie są dalsze kroki?

Dzięki temu, że o tym porozmawiacie i ustalicie dalsze kroki, wasz wysiłek nie pójdzie na marne. A sprawy będą załatwione do końca.

Jak często spotykać się 1 na 1?

To jest sprawa indywidualna. Im bardziej samodzielny i odpowiedzialny pracownik, tym rzadziej. Niemniej jednak polecam zrobić spotkania minimum co 2 tygodnie na 15-30 minut. Chociażby po to, by zapytać się o feedback swojej roli jako szefa czy upewnić się, że wszystko jest na pewno na dobrej drodze. Uruchomisz w ten sposób nawyk autorefleksji i uczenia się zarówno u siebie, jak i u pracownika.

Dzięki temu dowiesz się też, co ciekawego ostatnio czytał lub czego się nauczył I co pomaga mu w pracy, a co przeszkadza. I jak mu się pracuje z innymi. A kiedy wasza relacja będzie silna, dowiesz się o obawach czy przekonaniach, które hamują pracownika. Dowiesz się o błędach z pierwszej ręki.

Przykładowa agenda na spotkania 1 na 1:

1. Co u ciebie słychać? Jak się czujesz?
2. W skali od 1 do 10 jak podobała ci się twoja praca w ostatnim tygodniu?
3. Na ostatnim spotkaniu rozmawialiśmy o… Jak teraz wygląda sytuacja?
4. Co idzie ci dobrze na twoim stanowisku? Jakie masz sukcesy w tym tygodniu?
5. Co jest dla ciebie wyzwaniem w tym tygodniu, a jakie zadanie jest dla ciebie łatwe?
6. Czy potrzebujesz mojej pomocy w zrealizowaniu jakiegoś zadania lub celu?
7. Jak idzie współpraca z pozostałymi członkami zespołu?
8. Jak mogę stać się lepszym menedżerem dla ciebie (stop, start, continue)?
9. Jak mogę stać się lepszym liderem dla zespołu (stop, start, continue)?
10. Czy jest coś jeszcze, o czym powinienem wiedzieć?

Czy na pewno wyciągasz maksa z spotkań 1 na 1?

Jeden na jeden to okazja do przeprowadzenia konkretnych rozmów z pracownikami. Zbudowania z nimi relacji i upewnienia się, że odnoszą sukcesy w swoich rolach. Ważne jest, aby wykorzystać ten czas mądrze, nie popełniając żadnego z pięciu błędów opisanych w tym wpisie.

Zamiast tego ustal plan spotkania. Skup się na budowaniu relacji i zbieraniu informacji zwrotnych. A także podejmij inicjatywę, by po każdym spotkaniu indywidualnym ustalić następne kroki. Jeśli dobrze prowadzisz spotkania jeden na jeden, masz większe szanse na zatrzymanie w zespole pracowników, którzy są zaangażowani i oddani.

Chcesz dowiedzieć się więcej o rekrutacji, delegowaniu zadań i zarządzaniu zespołem? Nauczę cię HR od podstaw. Zapisz się do HRowego newslettera “HaRówka” już dziś!

Może spodoba ci się:

Onboarding szyty na miarę. Przewodnik dla menedżera.